Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Greta ja William Lehtisen säätiö, 1473437-1, c/o Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy PL 233 (Eteläesplanadi 14), 00131 Helsinki, info@gretajawilliamlehtinen.fi
Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa
Ilona Karppinen, säätiön asiamies, etunimi.sukunimi@castren.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus
Säätiön sähköisten hakupalveluiden rekistereissä käsitellään tietoja luonnollisista henkilöistä, jotka ovat rekisteröityneet säätiön sähköisten hakupalveluiden käyttäjiksi. Näiden hakupalvelujen käyttö edellyttää asiakkaan monivaiheista tunnistautumista. Tietoja käsitellään hakupalveluiden tarjoamista, kehittämistä ja ylläpitämistä sekä residenssiasiakassuhteen hoitamista varten.
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Säätiöllä on myös lakisääteinen velvollisuus kerätä henkilötietoja muun muassa myönnetyistä avustuksista ja apurahoista viranomaisille tehtävien ilmoituksien takia. Tietoja tarvitaan myös residenssitoiminnan operatiivisiin tarpeisiin kuten palveluprosessin toteuttamiseen ja laskutukseen.
Apurahanhakijarekisteri
Apurahapäätösten tekemistä varten.
Apurahansaajarekisteri
Apurahojen maksatuksia ja maksatusten seurantaa varten, apurahahakemusten raportointia ja apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten viranomaisille.
Residenssinhakijarekisteri
Residenssipäätösten tekemistä varten.
Rekisterien tietosisältö
Apurahanhakijarekisteri
- Apurahahakijan perustiedot kuten nimi, ammatti tai arvo, opinnot tai toiminta alalla, yhteystiedot ja syntymäaika
- Perustietoja haettavasta apurahasta, apurahan käyttötarkoituksesta, mahdollisesta työryhmästä, haettavan apurahan määrästä, muusta saadusta tai haetusta rahoituksesta samaan tarkoitukseen.
Apurahansaajarekisteri
Apurahansaajan nimi, ammatti tai arvo, yhteystiedot, henkilötunnus, maksuyhteystiedot, apurahan myöntöpäivä ja summa.
Residenssinhakijarekisteri
- Residenssihakijan perustiedot kuten nimi, ammatti tai arvo, opinnot tai toiminta alalla, yhteystiedot, kansalaisuus ja syntymäaika
- Perustietoja haettavan residenssijakson käyttötarkoituksesta, ajankohdasta ja mahdollisesta tähän tarkoitukseen saadusta rahoituksesta
Säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät henkilötiedot kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyiltä itseltään apuraha- tai residenssihakemuksen yhteydessä sekä hakupalvelun käyttöönoton yhteydessä. Tiedot myönnettyjen apurahojen summista sekä myöntämisajankohdasta yhdistetään apurahansaajien tietoihin säätiön toimesta.
Henkilötietojen luovutukset
Apurahanhakijarekisteri
Apurahahakemuksien käsittelyssä säätiö voi hyödyntää ulkopuolisia asiantuntijoita, jotka tällöin käsittelevät hakemuksia säätiön lukuun. Asiantuntijoiden pääsy apurahahakemustietoihin on rajattu hakemusten arvioinnin ajanjaksolle.
Apurahanhakijoiden tietoja voidaan myös tarvittaessa luovuttaa toiselle säätiölle tai rahoittajataholle päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.
Myönnetyt apurahat julkaistaan Greta ja William Lehtisen säätiön verkkosivuilla sekä säätiön toimintakertomuksessa. Apurahan saajan nimen ja arvon tai ammatin lisäksi julkistetaan apurahan summa. Tiedot maksetuista apurahoista sekä apurahansaajista ilmoitetaan verohallinnolle ja Melaan (Maatalousyrittäjien eläkelaitos), joka hoitaa apurahansaajien MYEL-vakuuttamista.
Säätiö käyttää myös toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, joilla tehtäviensä hoitamista varten saattaa olla pääsy tässä selosteessa mainittuihin henkilötietoihin.
Apurahansaajarekisteri
Myönnetyt apurahat julkaistaan Greta ja William Lehtisen säätiön verkkosivuilla sekä säätiön toimintakertomuksessa. Apurahan saajan nimen ja arvon tai ammatin lisäksi julkistetaan summa. Maksetut apurahat ilmoitetaan verohallinnolle ja Melaan (Maatalousyrittäjien eläkelaitos), joka hoitaa apurahansaajien MYEL-vakuuttamista.
Residenssinhakijarekisteri
Residenssihakemuksia käsittelevät Greta ja William Lehtisen säätiön residenssitoimintaan osallistuva henkilöstö.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietojen säilytys
Apuraha- ja residenssihakemuksia säilytetään korkeintaan 6 kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta. Tiedot myönnetyistä apurahoista pidetään julkaistuina säätiön verkkosivuilla kymmenen vuotta.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyyntö osoitetaan Greta ja William Lehtisen säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietoa itseään koskevista lausunnoista taikka niiden sisällöistä.
Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Korjaamispyyntö osoitetaan Greta ja William Lehtisen säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröidyn muut oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot, oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Automaattinen päätöksenteko
Ei käytetä automaattisen päätöksenteon pohjana ilman erikseen pyydettävää suostumusta.